Veelgestelde vragen over Vault-licenties

Alles openen  |  Alles sluiten

Voor Google Workspace-beheerders: licentiebeheer

Worden add-on-licenties standaard toegewezen aan alle gebruikers in mijn organisatie?

Dit hangt af van hoe u het toewijzen van licenties instelt nadat u add-onlicenties voor Vault heeft gekocht. Op het moment dat u de licenties koopt, worden ze niet automatisch toegevoegd. U kunt Vault instellen zodat licenties automatisch worden toegewezen. U kunt ook licenties toewijzen aan specifieke gebruikers of organisatie-eenheden. Meer informatie

Als u al gebruikmaakt van Vault en het automatisch toewijzen van licenties, heeft iedereen in uw organisatie een Vault-licentie en krijgen nieuwe gebruikers een licentie wanneer u de gebruikers toevoegt, zolang er beschikbare licenties zijn. Zie Hoe licenties werken voor meer informatie.

Hoe verwijder ik de Vault-licentie van een gebruiker?

Voordat u de Vault-licentie van een gebruiker verwijdert, moet u contact opnemen met de Vault-gebruikers of het juridische en nalevingsteam van uw organisatie om te controleren of de licentie verwijderd mag worden. Als u een Vault-licentie verwijdert voor een gebruiker, geldt het volgende:

• De gegevens van de gebruiker kunnen niet meer worden gezocht of geëxporteerd in Vault.
• Alle bewaarplichten voor de gegevens van de gebruiker worden verwijderd.
• Het bewaarbeleid van Vault geldt niet meer voor de gegevens van de gebruiker.
• Gegevens die zijn verwijderd door de gebruiker, maar werden bewaard door Vault, worden definitief verwijderd uit de systemen van Google.

Zie Vault-licenties toewijzen voor instructies.

Mijn organisatie had Vault ingeschakeld voordat de mogelijkheid licenties toe te wijzen aan een deel van het domein werd uitgerold, dus al mijn gebruikers hebben een Vault-licentie. Kan ik slechts een deel van de gebruikers een licentie geven?

Alle gebruikers die een Vault-licentie hadden voordat deze mogelijkheid werd uitgerold, houden hun Vault-licentie.

Ga als volgt te werk om Vault-licenties toe te wijzen aan slechts een deel van de gebruikers:

1. (Optioneel) Schakel 'Licenties automatisch toewijzen' uit om te voorkomen dat nieuwe gebruikers automatisch een Vault-licentie krijgen. Meer informatie
2. Verwijder de Vault-licenties van de gebruikers die geen licentie moeten hebben. U kunt wijzigingen met meerdere tegelijk doorvoeren via een organisatie-eenheid of door een spreadsheet te gebruiken. Meer informatie

Moet een gebruiker een Vault-licentie hebben om Vault te kunnen gebruiken, bijvoorbeeld om bewaarregels te kunnen maken of te kunnen zoeken?

Nee. Een gebruiker die taken uitvoert in de Vault-interface heeft alleen een Google Workspace-licentie en Vault-rechten nodig. De gebruiker heeft alleen een Vault-licentie nodig als u wilt dat de gegevens van de gebruiker vallen onder bewaarbeleid, bewaarplichten of zoekopdrachten.

Voor Vault-gebruikers: gevolgen van het toewijzen van licenties in Vault

Is het mogelijk dat de gegevens van gebruikers die geen Vault-licentie hebben, worden weergegeven in Vault?

Ja. De gegevens van een gebruiker zonder Vault-licentie kunnen worden meegenomen in een zoekopdracht als de gegevens zijn gedeeld met of verstuurd naar een gebruiker met een licentie. Voorbeelden:

• Een gebruiker zonder licentie stuurt een bericht naar of deelt een bestand met een gebruiker met een licentie.
• Een gebruiker zonder licentie spreekt een voicemail in voor of stuurt een bericht naar een gebruiker met een licentie via Google Voice voor Google Workspace.

Hoe kan ik het zien als een gebruiker geen Vault-licentie heeft?

We raden u sterk aan regelmatig contact te hebben met de Google Workspace-beheerder over wijzigingen aan Vault-licenties, zodat u op de hoogte bent als de Vault-licentie van een gebruiker wordt verwijderd.

In de volgende situaties geeft Vault het aan als een gebruiker geen Vault-licentie heeft:

• Zoeken: Als u zoekt naar specifieke accounts en een gebruiker toevoegt die geen Vault-licentie heeft, ziet u een foutmelding in Vault met daarin het gebruikersaccount.
• Bewaarplichten: Als een bewaarplicht is ingesteld voor specifieke accounts, wordt een gebruiker die geen licentie meer heeft weergegeven in rode letters met een streep door de naam. Zonder licentie geldt de bewaarplicht niet meer voor de gebruiker.

Vault geeft het alleen aan of er gebruikers zonder licentie zijn als u een zoekopdracht of bewaarplicht maakt voor specifieke accounts. U ziet het niet of er gebruikers zonder licentie zijn bij zoekopdrachten, bewaarplichten en bewaarregels die worden toegepast op andere bereiken, zoals organisatie-eenheden, alle accounts, gedeelde Drives of chatruimtes.

Als een gebruiker geen licentie heeft maar er wel een nodig heeft, kunt u de Google Workspace-beheerder vragen een licentie toe te wijzen aan de gebruiker.